Предпосылки возникновения системы управления на малых развивающихся предприятиях

Малое предприятие, для которого характерны единоличное управление и, как следствие, один центр принятия решений, в процессе эволюционного развития предпринимательской деятельности сталкивается с проблемой восприятия и обработки информации в силу того, что человек обладает ограниченными возможностями восприятия, анализа и синтеза информации. Таким образом, неизбежно возникает «информационная проблема». Естественное желание ее разрешения, т.е. распределение информационных потоков, порождает необходимость делегирования полномочий, что, в свою очередь, приводит к структурным изменениям системы управления. Появление новых ресурсов, необходимых для восприятия и обработки информации, дает потенциальные возможности для развития малых предприятий и, как следствие, расширение масштабов их деятельности.

Как правило, перераспределение информационных потоков, и, соответственно, изменение структуры управления является процессом интуитивным, зачастую хаотичным. Эти изменения направлены на решение сиюминутных задач и не предполагают профессиональных технологий управления на данном этапе становления бизнеса. Основным способом решения информационной проблемы является метод «проб и ошибок». Вместе с тем, в результате развития малых предприятий появляются финансовые и интеллектуальные ресурсы, при рациональном использовании которых имеется возможность организации системы обработки информации, что, в свою очередь, может привести к формированию в будущем эффективной для данного конкретного предприятия структуры управления. Как было отмечено ранее, эти процессы сопровождаются делегированием полномочий, формированием дополнительных центров ответственности, профессиональной специализацией руководящего состава, формированием структурных подразделений предприятия.

Трудно отрицать тот факт, что для малого развивающегося предприятия свойственны возрастающие потоки информации. В отсутствие перераспределения информационных потоков дальнейшее развитие предприятия не представляется возможным, поскольку предприниматель, непосредственно участвуя в принятии и реализации всех решений касательно деятельности предприятия, ограничивает возможности роста компании своими же собственными способностями по восприятию и качественной переработке информации.

Данное предположение подтверждается исследованиями, проведенными американским ученым Джорджем Миллером, в результате которых он пришел к выводам, что кратковременная память человека способна запоминать и качественно обрабатывать в среднем 7 ± 2 элементов информации. Речь идет о знаменитом числе Миллера. В свой работе «Магическое число семь плюс-минус два» он раскрывает понятие элементов информации, количество информации, пропускной способности человеческой памяти. Основная суть проводимых им экспериментов заключалась в попытке оценить, а главное, измерить то количество информации, которую человек способен воспринять и передать без потери ее качества. Миллер квалифицировал эти эксперименты как исследования по определению способности людей передавать информацию [6]. Он предположил, что если человек-наблюдатель представляет собой разумно устроенную систему связи, то по мере роста количества информации, поступающей на вход, количество передаваемой информации вначале будет возрастать и с дальнейшим ростом входной информации асимптотически приближаться к некой предельной величине. Это асимптотическое значение Миллер принял за пропускную способность человеческой памяти (channel capacity), под которой подразумевается максимальное количество информации, которое человек может передать без потери ее качества. В этих экспериментах испытуемый рассматривался как канал связи, а основной задачей являлось, увеличивая количество информации на входе, измерить количество переданной информации. Ученый сделал логическое предположение о том, что если абсолютные суждения испытуемого будут точны, то будет передана почти вся входная информация, и она может быть восстановлена из ответных реакций испытуемого. Если же он делает ошибки, то количество переданной информации будет значительно меньше входной. Можно было ожидать, что по мере увеличения количества входной информации на выходе испытуемый будет допускать все больше и больше ошибок. В таком случае стояла задача выявить пределы точности его абсолютных оценок.

Представляется, что научную ценность эти эксперименты имели в силу того, что ученый поставил задачу установить единицы измерения качественно переданной информации. В виде такой единицы измерения информации Миллер предложил использовать двоичную единицу (bit). Под одной двоичной единицей информации понимается то количество информации, которое необходимо для принятия решения при выборе из двух одинаково вероятных возможностей. Таким образом, каждый раз, когда число возможностей для выбора увеличивается в два раза, прибавляется 1 дв. ед. информации.

Необходимо отметить, что существуют два способа увеличения входной информации: во-первых, можно увеличить скорость поступления информации, при которой будет возрастать количество информации, приходящейся на единицу времени; во-вторых, можно увеличить количество информации за счет возрастания факторов (признаков), подлежащих восприятию субъектом (согласно Миллеру — альтернативные стимулы). При этом временна́я переменная полностью игнорируется. Т.е. в проведенных экспериментах субъекту предоставлялось неограниченное количество времени для передачи информации. Возрастание количества информации происходило за счет увеличения количества признаков (альтернативных стимулов), среди которых субъект должен был произвести свой выбор. Поскольку задачей эксперимента являлось измерение количества качественно переданной информации, то было необходимо отследить момент, с которого информация передавалась в искаженном виде. Ошибки начинали появляться с того уровня, который Миллер назвал «пропускной способностью» [6].

Далее в своей работе Миллер анализирует данные исследований, полученных в результате проведения ряда экспериментов, целью которых ставилось измерение пропускной способности при абсолютных оценках, а также объема непосредственной памяти и симультанного восприятия.

При этом исследовались:

  1. Абсолютные оценки одномерных стимулов (признаков). Результаты экспериментов показали, что среднее значение оценок будет равно 2,6 двоичные единицы, что соответствует пропускной способности 6,5 категориям.
  2. Абсолютные оценки многомерных стимулов (признаков). В результате экспериментов Миллер приходит к выводу, что при добавлении новых переменных пропускная способность увеличивается, но при этом падет точность различения любой отдельной переменной. Другими словами, относительно нескольких предметов одновременно мы можем делать только довольно приблизительные суждения. На практике это означает, что человек бывает менее точен в своих суждениях в том случае, когда ему приходится выносить их более чем об одном признаке одновременно. Из чего вытекает следующий вывод о том, что для того чтобы выжить в постоянно изменяющемся мире, гораздо лучше иметь небольшое количество информации о многих вещах, чем обладать огромной информацией относительно малой части окружающей среды.
  3. Симультанное восприятие. Способ получения информации, при котором субъект единовременно и моментально воспринимает информацию в виде целостной картины. Исследования показали, что количество безошибочно воспроизводимых субъектом предметов (признаков) в среднем не превышало шести.
  4. Объем непосредственной памяти. Ученый приходит к выводу о том, что существует конечный объем непосредственной памяти и что для большинства тестового материала этот объем не превышает семи единиц.

Но при этом Миллер приходит к гипотезе, согласно которой объем непосредственной памяти меняется в зависимости от количества информации, приходящейся на единицу тестового материала.

Несмотря на то, что число 7 в силу случайного совпадения появляется в обоих случаях, объем абсолютных оценок и объем непосредственной памяти характеризует два совершенно различных типа ограничений, накладываемых на наши возможности по переработке информации. Абсолютные оценки связаны с ограниченным количеством информации, а непосредственная память ограничена числом запоминаемых единиц.

Для того чтобы выразить это различие в наглядной форме, Миллер предложил провести различие между двоичной единицей информации, с одной стороны, и отрезком информации (chunks) — c другой. Предполагается, что число двоичных единиц постоянно для абсолютной оценки, и что число отрезков информации постоянно для непосредственной памяти. При этом было установлено, что объем непосредственной памяти почти не зависит от числа двоичных единиц, приходящихся на отрезок информации.

Противопоставление терминов «двоичная единица информации» и «отрезок информации» говорит о том, что мы не можем точно определить, из какого количества информации образуется, в свою очередь, этот отрезок информации. Из чего следует наиболее, на наш взгляд, важный вывод о том, что мы имеем дело с процессом организации или группировки входных стимулов в знакомые единицы или отрезки информации, и значительная часть усилий должна быть направлена на образование таких единиц.

Следовательно, мы должны признать важность процессов формирования входящей информации в единицы и информационные отрезки. Т.к. объем памяти ограничивается определенным количеством отрезков информации, то с целью увеличения общего объема информации мы можем увеличить количество двоичных единиц, приходящихся на один информационный отрезок.

Приведем пример. Человек, начинающий изучать радиотелеграфный код, воспринимает на слух каждую точку и тире раздельно, как отдельный отрезок информации. Но вскоре он обретает способность организовывать эти звуки и буквы и теперь он уже обращается с буквами, как с отрезками информации. Затем буквы организовываются в слова, которые, в свою очередь, становятся еще большими отрезками информации, и оператор начинает целиком воспринимать целые фразы. Из этого примера Миллер делает выводы, что со временем в процессе обучения точки и тире организовываются в слуховые образы, и что по мере образования все больших отрезков информации в соответствующей степени возрастает количество сообщений, которые способен запомнить оператор. Используя предложенные термины, можно сказать, что оператор учится увеличивать число двоичных единиц, приходящихся на отрезок информации.

В теории связи такой процесс называется перекодированием. Входные сообщения представляют собой код, который содержит много отрезков информации при небольшом числе двоичных единиц, приходящихся на отрезок. Оператор перекодирует входные сообщения в новый код, который содержит меньше отрезков информации, но при большем числе двоичных единиц, приходящихся на отрезок. Существует много способов выполнить эти операции перекодирования, но, вероятно, наиболее простым является образование группы входящих символов, присвоение нового обозначения группе и запоминание этого нового названия вместо запоминания входных символов.

Резюмируя вышеизложенное, мы приходим к следующему выводу: количество информации, которую мы можем получить, переработать и запомнить, ограничено объемом абсолютных оценок и объемом непосредственной памяти. Это означает, что субъекты малого предпринимательства, по мере развития их предприятий сталкиваются с возрастающим потоком информации, который не может быть качественно переработан, поскольку человеческий организм имеет некий предел, ограничивающий наши способности. Этот механизм обусловлен, в свою очередь, либо процессом научения, либо устройством нервной системы человека.

Предположим, что развитие предпринимательской деятельности неизбежно характеризуется как увеличением количества входящих информационных потоков, так и количеством информации каждого информационного потока в отдельности (увеличением двоичных единиц). Поэтому для того чтобы субъект предпринимательства был в состоянии качественно обрабатывать информацию, он прибегает к механизму перекодирования посредством привлечения наемного труда. В каком-то смысле построение структур управления на предприятиях есть не что иное, как способ перекодирования информации. Появление управленческой структуры есть объективная необходимость для развивающегося малого предприятия: субъект предпринимательства вынужден привлекать наемный труд и перераспределять информационные потоки до приемлемого для него уровня комфортного восприятия. Можно сказать, что процесс построения управленческой структуры есть процесс формирования отрезков информации или групп из объединенных символов, и этот процесс длится до тех пор, пока не образуется достаточно малое число единиц, которое мы можем в дальнейшем качественно передать, переработать, преобразовать в соответствующие управленческие решения. Принимая во внимание данные, полученные в ходе исследований

Джорджа А. Миллера, а также многих других ученых [2; 3; 4; 5], наши возможности по выполнению основных управленческих функций — планированию, организации, мотивации, контролю — весьма ограничены.

Вывод о том, что человеческие возможности восприятия и обработки информации ограничены, не может быть признан значимым в силу его очевидности. Вместе с тем, знание того, что подобные ограничения могут быть подвергнуты количественной оценке, и наши способности по управлению определяются не просто нашими индивидуальными возможностями, а объективно существующими законами человеческой психики, и эти возможности описываются математическими данными, имеет несомненную практическую ценность.

И дело даже не в том, что выделение видом sapiens числа 7 объясняют существованием одномерной ячейки психического пространства, которая рассматривается как наиболее простая первичная архаичная и врожденная психическая структура [1], и именно этим фактом ограничиваются наши возможности по управлению предприятием. А в том, что, основываясь на предположении о способности предпринимателя качественно обрабатывать возрастающие потоки информации лимитированы, мы можем сформулировать объективные закономерности развития малых предприятий и повысить эффективность деятельности предпринимателей.

Таким образом, при возрастании количества информационных потоков, а также объемов информации внутри каждого потока в отдельности, с целью повышения эффективности переработки, информационные потоки должны быть снижены посредством перекодирования до приемлемого для субъекта предпринимательства уровня. Если исходить из результатов, полученных Миллером, человек не способен учесть более 5-9 факторов, принимая осознанные решения, может активно работать непосредственно не более, чем с 5-9 людьми и т.д.

К сожалению, мы не можем преобразовать допустимый объем информации в конкретное количество ежедневно принимаемых решений, коммуникаций, действий и четко регламентировать весь процесс хозяйственной деятельности субъектов предпринимательства. В этом нет необходимости, поскольку предпринимательская деятельность — это деятельность, в которой проявляется индивидуальность, способность к творчеству, то, что называется в теории предпринимательства инновационностью, креативностью. Можно сказать, что уровень предпринимательского таланта проявляется также в способности к перекодированию информации, выражающейся в перераспределении информационных потоков. Степень эффективности распределения информационных потоков предпринимателем во многом определяет процесс развития малого бизнеса и его перехода к среднему бизнесу.

Таким образом, переход предприятия от малого к среднему, вне зависимости от отраслевой специфики, предваряется возникновением «информационной проблемы», когда возрастающие потоки информации не соответствует субъективным возможностям их восприятия и качественной обработки предпринимателем. Необходимо отметить, что процесс перераспределения информационных потоков на практике выражается в передаче части функций и задач предпринимателем другим лицам (работникам), что, в конечном счете, в последующем приведет к формированию структуры управления, характерной для малого развивающегося предприятия. До тех пор пока внутренние и внешние потоки информации проходят непосредственно через единственного субъекта — предпринимателя, предприятие лишено потенциала развития. Такое предприятие будет характеризоваться как малое. Данной позиции придерживается ряд зарубежных авторов, занимающихся вопросами предпринимательства: Х. Велу, Е. Пенроуз выделяют одним из ключевых критериев малого бизнеса — единоличное управление собственником компании [7].

Менеджмент, способы финансирования, численность персонала, размер выручки, балансовая стоимость активов и др. качественные и количественные критерии, разграничивающие предприятия на малые, средние, крупные, эволюционируют по мере развития предприятия. Именно «информационная проблема» является предпосылкой возникновения и развития этих составляющих, поскольку процесс оптимизации распределения потоков информации приводит к усложнению структуры предприятия, увеличению как материальных, так и трудовых ресурсов. Таким образом, первопричиной для качественных и количественных изменений, происходящих в процессе развития предприятия малого бизнеса и его перехода в следующий сегмент (предприятие среднего бизнеса), является увеличение потоков информации. Развитие всех иных вышеуказанных критериев является следствием этой причины.

Следовательно, «информационная проблема» будет являться объективной предпосылкой, свидетельствующей о развитии малого предприятия, и в случае диагностирования этой проблемы необходимо инициировать процесс перераспределения информационных потоков предпринимателя, поскольку, в противном случае, дальнейшее развитие малого предприятия не представляется возможным.

В связи с вышеизложенным, возникает много вопросов: возможна ли стабилизация в одном из состояний (например, в состоянии предприятия, соответствующего среднему бизнесу)? Сколько времени возможно пребывать на переходном этапе без угрозы для сохранения и развития бизнеса? Существуют ли оптимальные сроки длительности переходных этапов? Зависит ли возможность пребывания фирмы на одном из переходных этапов от отраслевой принадлежности? Рассмотрение данных вопросов будет продолжено по мере исследования заявленной проблематики.

Как отмечалось ранее, предприниматель, по мере развития предприятия сталкивается все с большим количеством информации, требующей переработки с целью принятия управленческих решений. Неизбежно наступает момент, когда возможность восприятия и качественной переработки информации достигает своего максимума, и предприниматель начинает привлекать наемный труд для того, чтобы перераспределить часть информационных потоков и снизить таким образом свою информационную нагрузку до приемлемого уровня. Следует отметить, что привлечение работников возможно при условии наличия соответствующих финансовых возможностей, т.е. наличия ресурсов для оплаты наемного труда. Таким образом, для формирования некой организационной структуры малого предприятия, необходимо одновременно наличие двух факторов: финансовые ресурсы для оплаты наемного труда, а также объективная потребность экономического субъекта уменьшить объем информационных потоков до приемлемого для него уровня.

Что касается финансовых ресурсов, то в отсутствие собственных финансовых источников невозможна деятельность коммерческих организаций в перспективе. Наличие источников самофинансирования свидетельствует об определенном развитии начатого дела. Правда, сами предприниматели не всегда осознают этот факт, т.к., зачастую, находятся в стрессовой ситуации под влиянием страхов нестабильности достигнутых результатов. Конечно, финансирование фонда оплаты труда на первом этапе может осуществляться не только из собственных источников (имеются в виду, прежде всего, положительные денежные потоки от основной деятельности), а также из иных источников (заемных, дополнительных инвестиций). Однако следует признать, что такая ситуация не может продолжаться в течение длительного периода времени, т.к. встает вопрос о целесообразности продолжения хозяйственной деятельности, не имеющей коммерческого успеха.

Одновременность воздействия на предпринимателя этих факторов заставляет его предпринимать шаги, направленные на поиск наемных работников, и с этого момента начинает формироваться малое развивающееся предприятие. Основной трудностью данного этапа является неготовность предпринимателя к преобразованиям. Как показывает практика, требуется длительный период времени для того, чтобы предприниматель смог осознать необходимость перемен, наметить конкретные планы, направленные на реализацию программы перемен, а главное, претворить их в жизнь. Пожалуй, это один из критических моментов процесса развития деятельности предприятия, поскольку бездействие предпринимателя на данном этапе лишает его предприятие практической возможности эффективного развития. Более того, предприятие, не находя возможности для развития, начинает растрачивать свой потенциал, неэффективно используя свои основные ресурсы, прежде всего — время, что несомненно приводит к потере конкурентоспособности.

Сталкиваясь с трудностями, свойственными для этого этапа развития предприятия, (так называемой «болезнью роста») представители малого бизнеса остро нуждаются в знаниях, касающихся профессионального управления, а также в области юриспруденции и финансов. Нередко, с учетом невысокого уровня образования представителей малых развивающихся предприятий, многие пробелы в знаниях являются невосполнимыми в силу разных причин, прежде всего, недостаточности временно́го ресурса. Поэтому возникает неизбежное противоречие: с одной стороны, на предпринимателя обрушивается поток информации, требующий переработки, а с другой, — представители развивающихся предприятий остро нуждаются в дополнительной информации — знаниях, позволяющих упорядочить входящие информационные потоки на профессиональной основе посредством создания организационной структуры, системы учетов, разработки взвешенной маркетинговой политики, внедрения технологий и т.д. Вероятно, по этой причине согласно результатам приведенных исследований Фонда «Ресурсный центр малого предпринимательства», представители малых развивающихся предприятий в наибольшей степени нуждаются именно в информационной поддержке.

Зачастую попытки предпринимателей получить дополнительные знания приводят к обострению «информационной проблемы». Вместо того чтобы освободить пространство для новой информации (знаний), происходит обратный эффект: сложные для восприятия потоки знаний накладываются на текущие возрастающие информационные потоки.

Иными словами, не столько внешние факторы, такие, как недостатки государственной политики в отношении МСП, дороговизна заемных средств, трудности со сбытом и многое другое являются факторами, затрудняющими рост, сколько неспособность разрешения «информационной проблемы» на определенных этапах деятельности, препятствуют развитию предприятий. У предпринимателей возникает потребность в уменьшении входящих потоков информации, но решить эту проблему, зачастую, предлагается за счет увеличения объемов информации посредством получения дополнительных знаний. Обучение должно расцениваться как положительный процесс, но насколько этот процесс способствует развитию предприятия и улучшению качества жизни самого предпринимателя? Любой процесс качественного обучения предполагает должный уровень концентрации и наличие временно́го ресурса. В то время как представили развивающихся предприятий, как правило, не обладают достаточным временем и возможностью уделить достаточно внимания процессу обучения. Тем более, что многие аспекты деятельности предприятия требуют глубоких познаний в ряде отраслей наук, таких как маркетинг, бухгалтерский учет, налоговое право, финансовый анализ, правовое регулирование деятельности, управление персоналом и т.д. Возможно, поэтому попытки разрешить эти «информационные противоречия» в большинстве случаев не приводят к повышению эффективности развития малых предприятий.

Ввиду ограниченности человеческих возможностей воспринимать и качественно перерабатывать большие объемы информации, предпринимателю в целях повышения своего профессионального уровня необходимо освободить информационное пространство, для того, чтобы процесс обучения был эффективным. Достигнуть этого возможно только посредством переработки (перекодирования) информационных потоков, касающихся деятельности предприятия. Поиск и разработка оптимального способа управления информационными потоками в целях повышения эффективности развития малых развивающихся предприятий являются основной задачей настоящего исследования и будут рассмотрены в следующих главах.

Таким образом, своевременное диагностирование «информационной проблемы», с которой связывается необходимость качественных изменений и дальнейшие адекватные поставленным задачам шаги, позволит многим субъектам российской экономики расширить масштабы своей деятельности и построить эффективные системы управления на развивающихся предприятиях.

Список литературы

  • Букалов А.В. Феномен структурирования психоинформационного пространства: иерархия объемов человеческого внимания, памяти и мышления // Соционика, ментология и психология личности. — 1999. — № 2.
  • Bousfield W. A., Cohen B. H. The occurrence of clustering in the recall of randomly arranged words of different frequencies-of-usage // Journal of General Psychology. — 1955. — № 52. — P. 83–95
  • Carmichael L., Hogan H. P., Walter A. A. An experimental study of the effect of language on the reproduction of visually perceived form // Journal of Experimental Psychology. — 1932. — № 15. — P. 73–86
  • Garner W. R. An informational analysis of absolute judgments of loudness // Journal of Experimental Psychology. — 1953. — № 46. — P. 373–380
  • Hake H. W., Garner W. R. The effect of presenting various numbers of discrete steps on scale reading accuracy // Journal of Experimental Psychology. — 1951. — № 42. — P. 358–366
  • Miller G. A. The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits in our Capacity for Processing Information // The Psychological Review. — 1956. — № 63. — P. 81–97
  • Penrose E. T. The theory of the growth of the firm // Oxford University Press. — 2009. — P. 301

Публикация

Научная дискуссия: вопросы экономики и управления. Сборник статей по материалам XIX международной заочной научно-практической конференции. — М.: Международный центр науки и образования, — 2013. — № 10 (19). С. 109-120